# ClarDOC — Platformă AI pentru instituții publice din România

> ClarDOC este o soluție software SaaS (Software as a Service) care permite instituțiilor publice din România să indexeze documente interne și să ofere răspunsuri automate angajaților și cetățenilor, cu sursa exactă citată la fiecare răspuns.

## Pagini importante

- [Pagina principală](https://clardoc.ro/)
- [Contact și cerere ofertă](https://clardoc.ro/contact)
- [Securitate și GDPR](https://clardoc.ro/securitate)
- [Termeni și condiții](https://clardoc.ro/termeni)
- [Politica de confidențialitate](https://clardoc.ro/confidentialitate)
- [Profil SEAP](https://e-licitatie.ro/pub/participants/view/su/100101859)

---

## Descriere detaliată

### Problema rezolvată

Instituțiile publice din România se confruntă zilnic cu:

- Cetățeni care sună la ghișeu pentru informații deja scrise în regulamente și hotărâri
- Angajați noi care pierd săptămâni căutând prin dosare și foldere ca să înțeleagă procedurile interne
- Aceleași întrebări repetate de zeci de ori pe lună de către același personal
- Documente importante stocate în foldere pe calculatoare personale, inaccesibile altora
- Pierderea cunoașterii instituționale când un angajat pleacă

### Soluția ClarDOC

ClarDOC indexează toate documentele instituției (regulamente, hotărâri, proceduri, ROF, fișe de post, contracte colective etc.) și creează un asistent inteligent care:

1. Răspunde instant la orice întrebare bazată pe conținutul documentelor
2. Citează întotdeauna sursa: documentul exact și numărul paginii
3. Funcționează 24 de ore din 24, 7 zile din 7, inclusiv weekenduri și sărbători
4. Răspunde în română indiferent de limba documentului sursă
5. Nu inventează niciodată informații — dacă nu găsește în documente, spune că nu știe

---

## Cele două module principale

### Modulul 1: Widget public pentru cetățeni

**Scopul:** Cetățenii pot pune întrebări direct de pe site-ul oficial al instituției, fără cont, fără parolă.

**Cum funcționează:**
- Instituția încarcă documentele publice (regulamente, hotărâri, proceduri de eliberare acte, tarife, programe de lucru etc.)
- Pe site-ul primăriei sau instituției apare un buton de chat în colț
- Cetățeanul scrie întrebarea în română, natural, ca și cum ar întreba un funcționar
- Primește răspunsul exact cu documentul sursă și pagina, în secunde
- Nu are nevoie de cont, nu se înregistrează, nu lasă date personale

**Exemple de întrebări cetățeni:**
- "Ce acte trebuie pentru un certificat de urbanism?"
- "Care este programul registraturii?"
- "Cum contestez o amendă de la poliția locală?"
- "Ce taxe plătesc pentru înregistrarea unui vehicul?"
- "Unde depun cererea pentru ajutor social?"

**Integrare tehnică:** Un singur rând de cod JavaScript pe site-ul instituției. Orice webmaster poate face asta în 5 minute.

**Personalizare:** Logo propriu, culori instituție, mesaj de bun venit personalizat.

### Modulul 2: Portal intern pentru angajați

**Scopul:** Angajații instituției accesează toate documentele interne, inclusiv cele confidențiale, printr-un chat securizat.

**Cum funcționează:**
- Instituția primește un fișier HTML (ClarDOC.html) pe care îl instalează pe serverul intern sau intranet
- Angajații se autentifică cu email și parolă instituțională
- Au acces la TOATE documentele indexate, inclusiv cele confidențiale sau interne
- Istoricul conversațiilor este salvat și accesibil oricând
- Ideal pentru onboarding angajați noi — productivi din prima zi

**Exemple de întrebări angajați:**
- "Care este procedura pentru o achiziție directă sub pragul legal?"
- "Unde depun decontul de deplasare și în ce termen?"
- "Cum solicit concediu de odihnă și cât timp în avans?"
- "Care sunt atribuțiile compartimentului juridic conform ROF?"
- "Cine semnează ordinele de deplasare?"

**Avantaj major:** Un angajat nou poate fi productiv din prima zi fără să deranjeze colegii cu întrebări de bază.

---

## Tipuri de documente suportate

ClarDOC procesează automat:

- **PDF** — inclusiv fișiere scanate sau fotografiate cu telefonul, chiar și cu calitate slabă
- **Word (.docx, .doc)** — inclusiv formate vechi
- **Excel (.xlsx, .xls)** — tabele, nomenclatoare, situații
- **Text simplu (.txt)**
- **Imagini (JPG, PNG, WEBP)** — cu recunoaștere optică de caractere (OCR)

Tipuri de documente uzuale: regulamente de ordine interioară (ROI), regulamente de organizare și funcționare (ROF), hotărâri de consiliu local, proceduri de lucru, fișe de post, contracte colective de muncă, nomenclatoare de arhivă, formulare tipizate, instrucțiuni interne, statute.

---

## Planuri și prețuri

Toate planurile includ ambele module (widget public cetățeni + portal intern angajați) și 10 utilizatori incluși.

| Plan | Preț lunar (anual) | Preț lunar (lunar) | Documente | Întrebări |
|------|-------------------|--------------------|-----------|-----------|
| Trial | Gratuit | Gratuit | 10 | Nelimitate |
| Basic | 150 lei/lună | 188 lei/lună | 30 | Nelimitate |
| Standard | 300 lei/lună | 375 lei/lună | 75 | Nelimitate |
| Premium | 600 lei/lună | 750 lei/lună | Nelimitate | Nelimitate |

**Utilizatori suplimentari:** 10 lei/utilizator/lună, fără limită maximă.

**Reducere anuală:** 20% față de plata lunară (echivalent 2 luni gratuite).

**Exemplu calcul:** O primărie cu 50 de angajați pe planul Basic:
- 150 lei (plan) + 40 utilizatori × 10 lei = 550 lei/lună
- La facturare anuală: 550 × 12 × 0.80 = 5.280 lei/an

---

## Procedura de achiziție

ClarDOC este adaptat 100% pentru achizițiile publice. Nu este nevoie de card bancar.

1. **Contact** — scrieți la [contact@clardoc.ro](mailto:contact@clardoc.ro) sau sunați la 0749.461.999
2. **Demonstrație gratuită** — prezentare live cu documentele dvs. reale, fără angajamente
3. **Ofertă comercială** — document formal utilizabil în dosarul de achiziție internă
4. **Achiziție** — prin achiziție directă, SEAP sau orice procedură internă aprobată
5. **Contract** — contract anual de prestări servicii
6. **Activare** — în aceeași zi lucrătoare după semnare, platforma este activă în 30 de minute
7. **Factură** — emisă după activare, plată prin ordin de plată sau trezorerie

[Profil SEAP / e-licitatie.ro](https://e-licitatie.ro/pub/participants/view/su/100101859)

---

## Securitate și conformitate GDPR

ClarDOC tratează securitatea datelor ca prioritate absolută:

- **Date în România:** Toate documentele și datele sunt stocate exclusiv pe servere fizice situate în România, nu în cloud-uri externe
- **Izolare completă:** Datele fiecărei instituții sunt complet izolate de ale altora. Este imposibil din punct de vedere tehnic ca o instituție să acceseze datele alteia
- **Fără antrenare AI:** Documentele uploadate NU sunt folosite pentru antrenarea vreunui model de inteligență artificială și NU sunt transmise terților
- **Criptare:** Toate comunicațiile sunt criptate TLS 1.3
- **Backup zilnic:** Datele sunt salvate automat zilnic
- **Disponibilitate:** 99% garantat lunar
- **GDPR:** Conformitate completă cu Regulamentul UE 2016/679
- **Notificare incident:** Maximum 72 de ore conform obligației legale GDPR
- **Audit complet:** Orice acțiune importantă este înregistrată în jurnalul de audit

Detalii complete: [Pagina de securitate](https://clardoc.ro/securitate)

---

## Instituții care pot folosi ClarDOC

- Primării (comune, orașe, municipii)
- Consilii Locale
- Consilii Județene
- Școli și licee
- Spitale și unități medicale
- Inspectorate pentru Situații de Urgență (ISU)
- Poliție Locală
- Biblioteci publice
- Direcții de Mediu
- Orice altă instituție publică din România

---

## Întrebări frecvente

**Avem nevoie de card bancar sau plată online?**
Nu. Plata se face exclusiv prin ordin de plată sau trezorerie. Emitem ofertă comercială și factură fiscală.

**Cât durează implementarea după semnarea contractului?**
Activare în aceeași zi lucrătoare. Acces la panou în 30 de minute. Prima întrebare poate fi pusă în mai puțin de o oră.

**Funcționează cu documente scanate de proastă calitate?**
Da. Procesăm automat orice document, inclusiv fotografiate cu telefonul sau scanate cu imprimante vechi.

**Dacă avem 300 de angajați, cât costă?**
Pe planul Standard: 300 lei + 290 angajați × 10 lei = 3.200 lei/lună. La facturare anuală: 30.720 lei/an.

**Ce se întâmplă cu datele dacă reziliem contractul?**
Toate datele sunt șterse definitiv în 30 de zile. Oferim export înainte de ștergere.

**Funcționează și pentru documente în engleză sau altă limbă?**
Da. Procesăm documente în orice limbă. Angajații și cetățenii întreabă în română și primesc răspuns în română.

**Avem nevoie de departament IT pentru implementare?**
Nu. Interfața este intuitivă. Widgetul public necesită un singur rând de cod pe site.

---

## Contact

- **Email:** [contact@clardoc.ro](mailto:contact@clardoc.ro)
- **Telefon:** 0749.461.999 (Luni–Vineri, 9:00–17:00)
- **Formular online:** [clardoc.ro/contact](https://clardoc.ro/contact)
- **Demonstrație gratuită:** disponibilă oricând la cerere

---

## Companie

**SC SERVOMEC VISION SRL**
- CUI: RO36230159
- Reg. Com.: J27/581/2016
- Sediu: Albăstrelelor nr. 4, com. Alexandru cel Bun, Sat. Viișoara, Neamț
- ClarDOC face parte din portofoliul de aplicații [Euro-Firms.eu](https://euro-firms.eu)
- [Profil SEAP](https://e-licitatie.ro/pub/participants/view/su/100101859)